La bureaucratie dans les entreprises : la dérive du système.

bureaucratie_Dejan-Popovic_ShutterstockLa bureaucratie, forme d’organisation basée sur la hiérarchie et des règles strictes, est une structure ancienne, née à la fin du XXI° siècle. Différents sociologues et économistes ont dénoncé les effets néfastes de la dérive bureaucratique au sein d’un Etat, d’une administration ou d’une entreprise.

Définitions :

La bureaucratie n’est pas un concept aux contours clairement maîtrisés mais les définitions ci-dessous, rattachées à différents domaines, permettent tout de même de se faire une idée.

Mon dictionnaire Larousse définit ainsi la « bureaucratie » : Exercice autoritaire du pouvoir par un appareil administratif, constitué par l’Etat ou par un parti. / Caractère routinier et tatillon de certains comportements d’une administration.

En politique, la bureaucratie désigne un pouvoir sans direction qui se caractérise par des règles strictes, la division des responsabilités et une forte hiérarchie.

La bureaucratie, en tant qu’organisation sociale, se caractérise par certains stéréotypes, tels que la lenteur, l’irrationalité, l’indécision ou l’aveuglement.

Selon Max Weber (1864-1920), la bureaucratie en tant que forme d’organisation du travail, désigne une administration dont l’action est encadrée par des règles juridiques.

Un système ancien dont les dérives ont été rapidement identifiées.

La tendance à l’organisation bureaucratique s’est progressivement développée dans les pays industriels à la fin du XIXsiècle et au début du XXsiècle. Le rôle des fonctionnaires était de renforcer le pouvoir de l’Etat, sa capacité à intervenir via l’administration, dans la régulation des problèmes économiques et sociaux. Dans la foulée, les grandes entreprises adoptèrent cette structure bureaucratique car il fallait contrôler le travail des ouvriers pour garantir les cadences et les profits. (Source : Trivium)

Lire l’article qui retrace l’histoire de l’organisation du travail.

Les écrits des sociologues Max Weber et Otto Hintze (1861-1940) témoignent des problèmes de la bureaucratisation dans les domaines les plus divers. Ils constatent que le formalisme peut entraîner lourdeur et rigidité dans l’action administrative, voire une monopolisation du pouvoir.

Mais un autre sociologue, beaucoup plus proche de nous, Michel Crozier (1922-2013) a également dénoncé les dérives du phénomène bureaucratique qu’il considère même comme un « phénomène culturel français ». Dans ces ouvrages, il montre comment la centralisation et la multiplication des règles aboutissent à la constitution de « cercles vicieux bureaucratiques » qui rigidifient l’organisation.

Selon Michel Crozier : « Toutes les organisations (privées, publiques, du secteur concurrentiel ou non, en situation de monopole ou non) sont attaquées par le virus bureaucratique. Pour les entreprises qui sont soumises à la concurrence, les alertes (la part de marché, le niveau de revenu et de profit) sont automatiques et compréhensibles par tous, salariés et actionnaires. Les réformes sont généralement mises en place pour éviter la disparition de l’entreprise. Le problème est plus sérieux pour les organismes en situation de monopole comme l’étaient la SEITA et la CRAM. Dans l’Éducation nationale française, les hôpitaux publics, la SNCF, la RATP, EDF/GdF, protégés par des quasi monopoles, aucun signal d’alarme ne se déclenche.» 

Les économistes Ludwig von Mises (1881-1973) et William Niskanen (1933-2011) ont également dénoncé les effets pervers de la bureaucratie dans l’administration publique. Elle serait causée selon eux, par l’absence de contrôle et le fait que l’usager ne peut pas faire jouer la concurrence car le service public est en situation de monopole.

Où en sommes-nous aujourd’hui ?

La dérive bureaucratique commence à faire parler d’elle dans le fonctionnement de l’Etat, notamment à l’occasion de réformes portant sur les universités, la santé, l’inspection du travail ou encore le financement de la culture.

La loi d’août 2007 sur l’autonomie des universités a fait consensus contre elle. Selon les universitaires, la loi Pécresse, en soumettant le recrutement, la promotion et l’évaluation des universitaires à l’avis des administrateurs, consolide le pouvoir corporatiste et choisit la voix de la bureaucratie.

A propos de la loi portée par Marisol Touraine, les professionnels craignent l’augmentation des pouvoirs des ARS (agences régionales de santé) et parlent de bureaucratisation de la santé.

La réforme Sapin va introduire un niveau hiérarchique supplémentaire au sein de l’inspection du travail. Chaque directeur d’unité de contrôle (DUC) va encadrer 8 à 12 agents. Ce sur-encadrement hiérarchique (il y aura quatre fois plus de managers) est une dérive bureaucratique.

Selon Eric Verhaeghe, ancien de l’ENA et haut fonctionnaire, une technostructure sclérose le ministère de la culture. Les salaires des fonctionnaires (658 M€) coûtent pratiquement aussi chers que le soutien au spectacle vivant en France (683 M€). En d’autres terme, la technostructure représente ¼ du budget de la Culture qui s’élève à 2,5 milliards.

Ce mal touche également les entreprises qui ne semblent pas réagir…

Le rallongement de la ligne hiérarchie, l’augmentation des cadres (+7% entre 2005 et 2010 soit un taux d’encadrement de 18% en moyenne), la dilution des responsabilités, la segmentation des activités, le besoin de contrôle sur les salariés et sur le fonctionnement de l’entreprise a rendu omniprésent le reporting (hebdomadaire, mensuel, semestriel) en sus du bilan annuel, les tableaux de bords, les rapports (dont il faut faire des synthèses), les comptes-rendus (souvent lus en diagonale) sans parler du syndrome de la réunionnite ou des avalanches d’e-mails… Le besoin de contrôle de la direction a des effets pernicieux dont elle ne semble pas prendre la mesure.

On estime à près de 20% pour les dirigeants, les cadres et les techniciens, la perte effective de temps de travail annuel du à la complexité des modes de fonctionnement et d’organisation ! Ce gâchis qui a un coût direct, s’il caractérise surtout les grands ensembles, publics et privés, atteint désormais de plus en plus les petites et moyennes entreprises.

La réunionnite est un réel problème car elle fait perdre du temps aux cadres stressés qui se disent déjà « surbookés ». Comble du système, alors que 98% des cadres jugent les réunions nécessaires, ils sont 86% à les trouver inutiles ! Et pour s’occuper, 51% lisent ou envoient des mails, travaillent sur d’autres dossiers (49%), lisent ou envoie des SMS (48%), font des dessins (37%), jouent (10%)… En plus, 27% disent sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent faire et 15% sont incapables de restituer ce qui vient d’être dit ou décidé.

« Dans les entreprises, c’est un serpent de mer, tout le monde dénonce la réunionite. On a fini par bureaucratiser les réunions, qui se pratiquent à tous les niveaux de management, et, malheureusement, enrayer le processus est très difficile » commente le sociologue Jean-François Amadieu. (Source : Le Figaro)

Près de 2/3 des salariés trouvent que le reporting représente trop de travail. Selon une enquête du cabinet Alexander Proudfoot menée en 2009, un manager français passe environ 40 % de son temps (contre 34% en moyenne dans le monde) à contrôler son équipe et justifier ce travail via des rapports et tableaux. Cette tâche chronophage a d’importants effets pernicieux : augmentation du stress chez les managers, dégradation des relations avec leurs collaborateurs et perte d’efficacité.

Accroissement du contrôle va de pair avec peur de commettre des erreurs et être sanctionné, du coup, la communication par e-mail explose : on met en copie pour « se couvrir », on garde les accusés de lecture, on trie, on archive tous ces messages d’année en année…

En analysant la semaine « typique » d’un employé américain, un institut a réalisé qu’il passait 28% de sa semaine à répondre à des e-mails, et 19% à rechercher des informations. Au total, 13 heures par semaine sont consacrées aux e-mails ! Selon un article du Monde, chacun de nous reçoit en moyenne 40 e-mails par jour soit 14 600/an ! Et on passerait 5 à 10h/mois à trier, supprimer, répondre à nos e-mails. Ce phénomène prend tellement d’ampleur que certaines entreprises américaines (Intel et Deloitte & Touche) définissent un « jour sans mail » pour pousser les collaborateurs à se parler.

Il est urgent de réduire ces tâches chronophages dont plus personne ne comprend l’intérêt et dont la production est rarement exploitée. Il est vital de mettre en place une organisation plus souple et moins dominatrice qui valorise l’humain et plébiscite un travail porteur de sens et producteur de valeur ! Car in fine, n’y aurait-il pas un lien de cause à effet entre la dérive bureaucratique et la perte de performance des entreprises ?

« La bureaucratie réalise la mort de toute action. » Albert Einstein

Bibliographie / pour aller plus loin :

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Un commentaire sur “La bureaucratie dans les entreprises : la dérive du système.

  1. En complément, je vous invite à lire cet article de François Dupuy (sociologue des organisations) : http://www.lesechos.fr/idees-debats/editos-analyses/021298045460-les-grandes-entreprises-vont-perdre-la-bataille-des-talents-1150525.php?cMjx8M83DEg0PXqV.99

    Selon lui, les grandes entreprises ne peuvent pas retenir les jeunes talents, pourtant essentiel pour développer l’innovation et la performance car ce qui provoque leur répulsion et leur envie d’aller voir ailleurs, ce sont les univers bureaucratiques dans lesquels on leur demande de travailler.

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